SOHO – small office, home office

Mieszkania i domy projektowane są z myślą o odpoczynku po pracy. Dom jest synonimem spokoju, czasu, który można przeznaczyć dla siebie i rodziny, oraz zadań niemających z pracą nic wspólnego. Jak zatem znaleźć się w domu, który jest jednocześnie biurem?

 Praca w domu to wyzwanie. Jeśli nigdy nie korzystałeś z tej metody wykonywania zadań, możesz napotkać kilka trudności, m.in. zmniejszoną liczbę bodźców zewnętrznych napędzających do działania, pozorne spowolnienie harmonogramu dnia i rozluźnienie, które łączy się z przekładaniem pracy na wieczne nigdy. Tak, praca w biurze, pomimo wielu czynności, które wydają się pożerać czas, ma niezaprzeczalnie kilka zalet – organizuje dzień, pozwala skupić się na zadaniach, zmusza do działania. Teraz, kiedy przez COVID-19 życie stało się bardziej złożone, stresujące i wymagające, ponieważ zmieniło się wiele elementów codzienności, warto przyjrzeć się swoim nawykom, aby skutecznie realizować służbowe obowiązki w zaciszu domowych pieleszy.

Zmiana paradygmatu gospodarki

Od ponad dwudziestu lat ekonomiści podkreślają, że świat się zmienił i nastąpiło definitywne przejście z ery industrialnej do ery informacji. Cyfrowa rewolucja, z którą generacja Z, zwana inaczej post-millennialsami lub pokoleniem internetowym, urodziła się i wychowała, dla osób od nich starszych też już od dawna jest codziennością. Smartfony, laptopy, tablety, smartwatche, smart TV itd. wspierają natychmiastowe przesyłanie informacji i komunikację. Technologia, która została wymyślona przez człowieka do przyspieszenia przekazywania wiadomości, staje się teraz jego sprzymierzeńcem w walce z wirusem. Gdyby nie procesory i internet, nie byłaby możliwa praca zdalna. To dzięki home office możliwe jest ograniczenie rozprzestrzeniania się zakażenia i utrzymanie wielu miejsc pracy. Wiele wskazuje na to, że cyfryzacja jest jednocześnie nową/starą drogą rozwoju gospodarki. Jeśli tylko społeczeństwo skorzysta z cyfrowych możliwości, które daje technologia, to będziemy świadkami nowego otwarcia dla wielu gałęzi przemysłu.

Home office, czyli reorganizacja, a nie trzęsienie ziemi

W nowej rzeczywistości warto podjąć walkę ze starymi przyzwyczajeniami i zastosować sprawdzone metody skutecznego działania. W pierwszej kolejności rozprawić należy się z przekonaniem, w którym dom jest miejscem odseparowanym od pracy. Teraz do rzeczownika office, czyli biuro, dodany zostaje przymiotnik określający jego położenie i w dużej mierze charakter – domowe. Domowe biuro to przestrzeń, w której odnaleźć należy harmonię pozwalającą na niezakłóconą pracę przynajmniej przez kilka godzin dziennie. Warto przeprowadzić rozmowę z domownikami i określić zasady takiej koegzystencji, która będzie stanowiła fundament zrozumienia i akceptacji oraz pozwoli wyłączyć się z „trybu dom”. Dla ścisłości – „tryb praca” też należy wyłączać i wtedy oddawać się innym zadaniom lub przyjemnościom. Home office to nie wulgarne zakłócenie balansu pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym, a jedynie jego reorganizacja.

10 rad jak skończyć rozpoczęte zadania

W drodze do wypracowania odpowiednich nawyków wspierające są trzy elementy: wiedza – co robić i dlaczego, umiejętności – jak to robić, i pragnienie, czyli motywacja, chęć działania.

  1. Zrób selekcję zadań – na początek wybierz te, które najbardziej cię interesują. Ludzie najchętniej pracują nad sprawami, które mają dla nich wartość, w środowisku i okolicznościach, nad którymi mogą zapanować i na które mają wpływ. Przekonanie, że to, co robisz, jest interesujące, zwiększa poczucie sprawczości. W tym obszarze kumuluje się też pozytywna energia, co dodatkowo napędza do pracy i powoduje, że zadania wykonujesz szybciej.
  2. Oszacuj zasoby – spójrz na zadanie z lotu ptaka. W pierwszej kolejności spróbuj zrozumieć kontekst, w którym się ono znajduje, z którymi zespołami w twojej organizacji jest ono powiązane, jakie kompetencje są niezbędne do jego wykonania. Postaraj się zrozumieć zadanie, dopiero wtedy zabierz się za wyznaczanie oczekiwań wobec siebie i członków zespołu.
  3. Określ potrzebny czas i energię – już wiesz, czego dotyczy zadanie, teraz skup się na określeniu harmonogramu jego wykonania. Zajmie ci to dzień, tydzień, a może miesiąc? Wziąłeś pod uwagę wszystkie okoliczności, które mogą mieć wpływ na termin realizacji? Jeśli w domu lepiej pracuje ci się nocami, bo wtedy jest ciszej, to oblicz, ile wieczorów spędzisz nad projektem. A może potrzebujesz w ciągu dnia przerwy np. na spacer z psem? Zachowaj higienę pracy i staraj się robić częste, krótkie pauzy i jedną dłuższą, żeby dać odpocząć oczom.
  4. Podziel zadanie na etapy – dla wielu organizacji kwarantanna to trudny okres i wszyscy się denerwują, spieszą i próbują nadrobić stracony czas. Staraj się utrzymać odpowiednie tempo pracy, dzieląc ją na odcinki i prowadząc samokontrolę ich wykonania. Poza tym łatwiej zmotywować się do działania, jeśli mamy przed sobą krótkie i dynamiczne etapy, w których jasno zarysowany jest rezultat.
  5. Zrezygnuj z bycia perfekcjonistą – słuchaj wewnętrznego krytyka, ale nie dawaj zawsze wiary w to, co mówi. Stosuj zasadę wygranej. Oznacz na początku rezultat, który chcesz osiągnąć, i mierz wynik do założeń. Nie poprawiaj w nieskończoność, potraktuj wynik zbieżny z założonym rezultatem jako wygraną.
  6. Poświęć się zadaniu – im więcej ludzi w domu, tym trudniej jest się wyłączyć z domowego życia. Niemniej jest to niezbędne, żeby dni nie umykały na nicnierobieniu, a frustracja nie rosła do granic możliwości. Wspomniane wyżej zasady współżycia na pewno będą pomocne przy egzekwowaniu czasu na pracę. Warto też włożyć słuchawki z delikatną muzyką, która odetnie nas od innych dźwięków.
  7. Pamiętaj o rezultacie – zaczynaj z wizją końca. Rozpoczynaj dzień z wyobrażeniem efektu, do którego chcesz dojść pod jego koniec. Przypominaj sobie o nim w chwilach zwątpienia. Wizja sukcesu napędza do wytężonej pracy.
  8. Śledź postępy – harmoniczne zmierzanie do końca pracy ułatwia jej skończenie. Inaczej jest, gdy pracujesz chaotycznie, a wizja ogromu zadań, która cię jeszcze czeka, staje się przytłaczająca. Nic nie wprawia w dobry humor bardziej niż świadomość, że twoja regularność i samozaparcie przyprowadziły cię do końca pracy.
  9. Nagradzaj się za wykonaną pracę – nie jesteś robotem, traktuj się dobrze. Pozwalaj sobie na przerwy, szukaj chwil radości, gdy jest ci to potrzebne. Daj sobie czas na cieszenie się z zakończonych zadań.
  10. Nie przeciążaj się – wypracuj nawyk „ostrzenia piły”, czyli poświęcaj czas na regenerację. Wykonuj pracę mądrze, zadanie po zadaniu. To, co możesz, zleć innym, a to, co należy do ciebie, podziel na rozsądne części. Zminimalizujesz frustrację wywołaną nawałem zleceń. Za każdym razem, gdy coś skończysz, daj sobie szansę na złapanie oddechu. Wymiar fizyczny, czyli nasza wytrzymałość i elastyczność, pomaga nam sprawnie wykonywać zadania i dostosowywać się do zmieniającej się rzeczywistości. Wymiar duchowy to umiejętność oczyszczania się z negatywnych myśli i odnajdowanie wewnętrznego spokoju. Tak potrzebne, aby codziennie zaczynać pracę z tym samym entuzjazmem.

Przybywa w internecie memów na temat pracy zdalnej. Te memy to krzywe zwierciadło rzeczywistości, które choć prześmiewczo, to jednak pokazuje problemy pracy zdalnej. Accesspro jest elastyczną organizacją i wtedy, gdy jest to potrzebne, wdrażamy pracę zdalną. Już dawno nauczyliśmy się z niej korzystać. Dzięki temu łatwiej dostosowaliśmy się do pandemicznych zaleceń. Teraz chętnie dzielimy się naszymi przemyśleniami.

#ProTip #PracaZdalna #EfektywnaPracaWłasna